Metatieto (metadata, liitännäistieto, kuvailutieto) on kuvailevaa ja määrittävää tietoa jostakin tietovarannosta tai sisältöyksiköstä. Aineistopankin kontekstissa sillä tarkoitetaan sisältöä kuvaavaa tietoa, joka liitetään aineistopankkisi kuviin ja tiedostoihin.
Metatiedon pääasiallisena tarkoituksena on mahdollistaa, että tiedostot luokitellaan sekä tallennetaan oikein ja sen myötä ne löytää helposti ja järjestelmällisesti esimerkiksi hakutoimintoa käyttämällä.
Metatagit tukevat digitaalista arkistointia
Monissa yrityksissä tiedostot ja materiaalit ovat sekaisin verkkolevyllä. Tiedostoja on lähes mahdotonta löytää tehokkaasti, kun materiaalia hallitaan verkkolevyltä kansionäkymässä ilman metatietoja.
Aineistopankin käyttöön siirtyminen selkeyttää huomattavasti materiaalinhallintaa ja metatietojen yhdistäminen keskitettyyn aineistonhallintaratkaisuun parantaa tiedostojen löydettävyyttä ja niiden hyödynnettävyyttä huomattavasti. Organisaatiossa, joissa aineistoja käsittelevät useat työntekijät tai sidosryhmät, metatietojen käyttäminen muodostuu tärkeäksi osaksi aineistonhallintaa.
Monipuolisen haun avulla tarvitsemasi aineistot ovat käytössäsi helposti, kun metatiedot ovat täytetty huolellisesti ja ajan mukaisesti.
Avainsanat yhdistävät tiedostot aihepiireihin
Pääasiallista metatietoa kuvapankissa ovat avainsanat. Yksittäisten avainsanojen avulla kuvia ja tiedostoja voidaan merkitä tiettyihin aihepiireihin. Aineistopankissa käyttäjät, joilla on editointioikeus, voivat muokata tiedostoihin avainsanoja ja muita metatietoja, kuten esimerkiksi kuvauspäivän tai kuvaustekstin. Aineistopankkiisi voidaan myös lisätä räätälöityjä metatietokenttiä oletuskenttien lisäksi.
Järkevä kategoriarakenne selkeyttää aineistopankin käyttöä
Metatietojen hallinnan lisänä hyvin järjestetty kategoriarakenne tehostaa edelleen hakuprosessia. Huolellisesti toteutetun kategoriarakenteen avulla voit välttää valtavat kansiopuut. Rakenna kategoriarakenne esimerkiksi aihepiirien mukaan ja käytä hyväksesi myös alakategorioita.
Ota yhteyttä ja aloitetaan aineistopankkisi suunnittelu!